- Внедрить систему управления продажами на базе Bitrix24
- Настроить отправку заявки на обратный звонок с сайта напрямую в CRM-систему
- Организовать автоматический сбор заявок из почты.
- Максимально упростить внедрение системы в бизнес клиента путём автоматизации процессов работы со сделками.
- Настроить автоматическое формирование шаблонов документов напрямую из модуля CRM Сделка.
Внедрение CRM системы для рекламной компании.
Задача
Особенности проекта.
В ходе внедрения были продемонстрированы возможности системы и выбран наиболее подходящий вариант для ведения проектов.
Целью компании является - предложение широкого спектра услуг в области продажи медицинского оборудования. В связи с этим подразумевается работа с большим количеством различной документации (Акт, Договор, Счет, Распоряжение по заявке на проведение инструкторских услуг, Распоряжение на проведение работ, Решение о выдаче сертификата, Заключение к заявке), а так как их заполнение вручную отнимает огромное количество времени, было принято решение о автоматизации процесса заполнения документов с помощью шаблонов документов Bitrix24.
Помимо этого, необходимо реализовать последовательное назначение задач по факту завершения предыдущей – работа с документами, взаимодействие всех отделов компании(секретариат, коммерческий отдел, бухгалтерия, и др.) схему сертификации(повторное прохождение всех этапов продаж , по прошествии срока сертификации) Для этого организован бизнес-процесс, который помимо вышеупомянутого функционала включает базовые автоматизации – уведомления и задачи менеджерам – для упрощения адаптации к новой системе.
Также, одной из задач, была обучение и подготовка команды к использованию Битрикс24. без остановки работы компании. Для этого было проведено несколько сессий, в ходе которых организовали знакомство с основами работы в CRM-системе, обсудили процессы взаимодействия отделов в процессе продажи и познакомили с итогами проектирования автоматизации. Создали чат в мессенджере, куда руководитель мог задать вопрос и получать оперативный ответ.
Процесс внедрения.
Покажем успешность внедрения на примере работы в автоматизированной системе Битрикс24.
При поступлении заявки на обратный звонок с сайта в Битрикс24 создается новый лид. Руководитель отдела продаж назначает ответственного менеджера, если заявка поступила от нового клиента. Менеджер связывается с клиентом, заполняет карточку лида, указывает вид услуг необходимых клиенту, определяет, является ли лид целевым. В случае, если с клиентом будет продолжаться работа, лид конвертируется в сделку. На первом этапе сделки заполняются данные для документов и сертификации предмета договора, по факту его согласования клиенту выставляется счет на выполнение работ.
При переходе сделки на этап выполнения работ, специалист получает задачу на назначение даты начала обучения и его проведение. По факту выставления отметки о выполнении задания специалистом менеджер получает свою задачу на оформление и передачу документов –протокола, сертификата, счета, акта и других – клиенту. А как только документы отправлены, ставится задача получить подписанные документы от клиента.
После попадания сделки в Начало проведения работ менеджер связывается с клиентом, если клиент соглашается менеджер получает задачу на оформление и передачу документов акта и других – клиенту. А как только документы отправлены, ставится задача получить подписанные документы от клиента.
На этапе завершения Проведения работ клиенту, через 12 месяцев после контроля сделка копируется в направление Контроль
качества и запускает удаленную поддержку по факту выполненных работ для исключения проблем.
Благодаря всему этому сотрудники оперативно обрабатывают заявки, после которых моментально формируются нужные документы для начала проведения работ. Работа в Битрикс24 повысила эффективность компании в несколько раз, это напрямую влияет на ее прибыль.
В ходе внедрения были продемонстрированы возможности системы и выбран наиболее подходящий вариант для ведения проектов.
Целью компании является - предложение широкого спектра услуг в области продажи медицинского оборудования. В связи с этим подразумевается работа с большим количеством различной документации (Акт, Договор, Счет, Распоряжение по заявке на проведение инструкторских услуг, Распоряжение на проведение работ, Решение о выдаче сертификата, Заключение к заявке), а так как их заполнение вручную отнимает огромное количество времени, было принято решение о автоматизации процесса заполнения документов с помощью шаблонов документов Bitrix24.
Помимо этого, необходимо реализовать последовательное назначение задач по факту завершения предыдущей – работа с документами, взаимодействие всех отделов компании(секретариат, коммерческий отдел, бухгалтерия, и др.) схему сертификации(повторное прохождение всех этапов продаж , по прошествии срока сертификации) Для этого организован бизнес-процесс, который помимо вышеупомянутого функционала включает базовые автоматизации – уведомления и задачи менеджерам – для упрощения адаптации к новой системе.
Также, одной из задач, была обучение и подготовка команды к использованию Битрикс24. без остановки работы компании. Для этого было проведено несколько сессий, в ходе которых организовали знакомство с основами работы в CRM-системе, обсудили процессы взаимодействия отделов в процессе продажи и познакомили с итогами проектирования автоматизации. Создали чат в мессенджере, куда руководитель мог задать вопрос и получать оперативный ответ.
Процесс внедрения.
- Организована воронка продаж, которая была спроектирована в ходе подробного аудита бизнес-процессов компании.
- Оптимизированы карточки лида, сделки, контакта и компании под конкретные потребности бизнеса.
- В систему добавлены сотрудники, сформирована структура компании.
- Настроены роботы и бизнес-процессы для упрощения и частичной автоматизации работы с сертификацией потенциального клиента.
- Настроено автоматическое формирование шаблонов документов
Покажем успешность внедрения на примере работы в автоматизированной системе Битрикс24.
При поступлении заявки на обратный звонок с сайта в Битрикс24 создается новый лид. Руководитель отдела продаж назначает ответственного менеджера, если заявка поступила от нового клиента. Менеджер связывается с клиентом, заполняет карточку лида, указывает вид услуг необходимых клиенту, определяет, является ли лид целевым. В случае, если с клиентом будет продолжаться работа, лид конвертируется в сделку. На первом этапе сделки заполняются данные для документов и сертификации предмета договора, по факту его согласования клиенту выставляется счет на выполнение работ.
При переходе сделки на этап выполнения работ, специалист получает задачу на назначение даты начала обучения и его проведение. По факту выставления отметки о выполнении задания специалистом менеджер получает свою задачу на оформление и передачу документов –протокола, сертификата, счета, акта и других – клиенту. А как только документы отправлены, ставится задача получить подписанные документы от клиента.
После попадания сделки в Начало проведения работ менеджер связывается с клиентом, если клиент соглашается менеджер получает задачу на оформление и передачу документов акта и других – клиенту. А как только документы отправлены, ставится задача получить подписанные документы от клиента.
На этапе завершения Проведения работ клиенту, через 12 месяцев после контроля сделка копируется в направление Контроль
качества и запускает удаленную поддержку по факту выполненных работ для исключения проблем.
Благодаря всему этому сотрудники оперативно обрабатывают заявки, после которых моментально формируются нужные документы для начала проведения работ. Работа в Битрикс24 повысила эффективность компании в несколько раз, это напрямую влияет на ее прибыль.