ДДС простыми словами: как вести отчёт о движении денег и видеть кассовый разрыв за два месяца
Прибыль в отчёте есть, а денег на зарплату нет. Такое бывает у многих растущих компаний. Причина почти всегда одна: собственник смотрит на прибыль, а платит деньгами. Эти две цифры живут по разным законам, и видеть их нужно отдельно.
Отчёт, который показывает именно деньги, называется ДДС — движение денежных средств. В статье разберём, что это такое, как его вести и где на этом теряют время. А ещё покажем, как мы в Digital Life собираем ДДС автоматически из банка и за восемь недель видим, когда денег может не хватить.
Коротко о главном
- ДДС показывает, сколько денег пришло и ушло и сколько осталось на счетах. Прибыль показывает другое: заработала ли компания.
- Классический ДДС делится на три вида деятельности: операционную, финансовую и инвестиционную.
- Вручную ДДС обычно собирают раз в месяц в Excel. Кассовый разрыв при этом видно, когда он уже случился.
- Автоматический ДДС строится из выписки банка по правилам разноски и обновляется несколько раз в день.
- Прогноз денег по неделям показывает минимум остатка заранее и сам предупреждает: «соберите оплаты по выставленным счетам».
Что такое ДДС и чем он отличается от прибыли
ДДС (отчёт о движении денежных средств, по-английски cash flow) — это таблица, где по каждой статье видно, сколько денег поступило, сколько ушло и какой остаток получился на конец периода.
P&L (отчёт о прибылях и убытках, ОПиУ) отвечает на другой вопрос: заработала ли компания за период. В нём доходы и расходы относятся к месяцу, за который они начислены, а не к дню, когда пришли деньги.
Простой пример. В сентябре вы закрыли проект на 600 000 ₽ и отразили выручку. Клиент заплатит в октябре. В P&L сентябрь прибыльный, а в ДДС этих денег ещё нет. Если в сентябре платить зарплату и аренду, прибыль не поможет — нужны деньги на счёте.
| ДДС | P&L | |
|---|---|---|
| На какой вопрос отвечает | Хватит ли денег платить по счетам | Зарабатывает ли бизнес |
| Когда учитывается операция | Когда деньги пришли или ушли | Когда оказана услуга или начислен расход |
| Что включает | Все деньги: кредиты, возвраты, дивиденды, покупку оборудования | Только доходы и расходы бизнеса |
| Главная опасность без отчёта | Кассовый разрыв | Работа в убыток при полном счёте |
Нужны оба отчёта. Но если выбирать, с чего начать небольшой компании, — начинайте с ДДС. Кассовый разрыв останавливает бизнес быстрее, чем низкая маржа.
Из чего состоит ДДС
Движение денег делят на три вида деятельности:
- Операционная — основная работа: оплаты от клиентов, зарплата, налоги, аренда, реклама, подрядчики. Именно здесь видно, кормит ли бизнес сам себя.
- Финансовая — займы и кредиты, их возврат, вклады собственника, дивиденды.
- Инвестиционная — покупка и продажа оборудования, техники, других активов.
Внутри каждого вида — статьи: «Поступления от клиентов за внедрение», «Зарплата и налоги», «Реклама» и так далее. Переводы между своими счетами в ДДС не должны увеличивать ни поступления, ни выплаты: это одни и те же деньги.
Главная строка ДДС — остаток на конец периода. Он должен совпадать с тем, что показывает банк.
Как обычно ведут ДДС и почему это не работает
В большинстве компаний, с которыми мы работаем, ДДС ведут так:
- бухгалтер или финансист раз в месяц выгружает выписку из банка;
- в Excel разносит каждую операцию по статьям — несколько часов работы;
- собственник видит отчёт в середине следующего месяца.
У такого подхода три проблемы.
Отчёт опаздывает. Кассовый разрыв, который случится через три недели, в отчёте за прошлый месяц не виден. Собственник узнаёт о нём, когда банк не проводит платёж.
Разноска съедает время. Одни и те же контрагенты и назначения платежа приходится разносить вручную каждый месяц.
Нет прогноза. ДДС за прошлое показывает, что было. Руководителю важнее, что будет: хватит ли денег на зарплату десятого числа и на налог в конце квартала.
Как устроен ДДС в ИИ-пульте руководителя
В нашем ИИ-пульте руководителя финансы — один из 14 разделов. Мы сделали его для себя, потому что столкнулись ровно с этими проблемами. Сейчас раздел работает на наших реальных данных каждый день.
Выписка банка приходит сама
Пульт подключается к банку по API. У нас это банк Точка, для клиентов подключаем их банк. Выписки по всем счетам загружаются автоматически несколько раз в день и по кнопке «Обновить из банка». Никто не выгружает и не загружает файлы.
Разноска по правилам: настроил один раз
Статьи определяются по правилам: «если в контрагенте или назначении платежа есть такие-то слова — это такая-то статья». Правила задаются в настройках без программиста и применяются ко всем прошлым и будущим операциям. Переводы между своими счетами пульт распознаёт сам. Личные операции можно пометить «исключить».
Если операция не подошла ни под одно правило, она попадает в «Без категории», и пульт подсказывает, что её нужно разобрать.
ДДС, P&L и юнит-экономика — из одних данных
На тех же операциях строятся P&L с налогом по упрощёнке (с учётом минимального налога), юнит-экономика и стоимость клиента по каналам рекламы. Выручка сверяется с оплаченными счетами в Битрикс24, выплаты исполнителям — с актами в сервисе выплат. Если нужна бухгалтерская программа, подключаем ту, в которой вы уже работаете. У нас это Контур, можно 1С или другую.
Клик по любой статье открывает список операций, из которых она сложилась. Цифру всегда можно проверить.
Прогноз денег: кассовый разрыв за восемь недель
Самая полезная часть раздела — прогноз денег по неделям. Пульт берёт:
- сколько денег сейчас на счетах;
- выставленные и ещё не оплаченные счета клиентам;
- обычные расходы компании (среднее за последние месяцы);
- налог к уплате и его срок.
По этим данным он строит остаток денег на каждую из следующих восьми недель и показывает минимум: сколько и в какую неделю.
Главное — предупреждения словами, а не только таблица. Например:
- «В неделю 02.11–08.11 остаток опускается ниже половины месячных расходов. Стоит заранее собрать оплаты по выставленным счетам».
- «Банк показывает доступный остаток меньше ожидаемого — похоже на блокировку или овердрафт, уточните в банке».
Руководитель не анализирует таблицу. Он получает готовый вывод и время, чтобы что-то сделать: ускорить оплаты, перенести платёж поставщику, отложить закупку.
Характеристики, преимущества и выгоды
| Что умеет | Чем лучше Excel | Что получает собственник |
|---|---|---|
| Загружает выписки из банка автоматически, несколько раз в день | Не нужно выгружать и загружать файлы | ДДС актуален каждый день, а не раз в месяц |
| Разносит операции по правилам, распознаёт переводы между своими счетами | Разноска настраивается один раз | Бухгалтер не тратит часы на рутину |
| Показывает ДДС по статьям и видам деятельности | Классический отчёт без ручной сборки | Видно, куда уходят деньги |
| Строит P&L, юнит-экономику и CAC на тех же данных | Одни цифры во всех отчётах | Нет расхождений «в одном отчёте одно, в другом другое» |
| Прогнозирует остаток денег по неделям на 8 недель вперёд | Прогноз обновляется сам | Кассовый разрыв виден за месяц-два |
| Предупреждает словами, что делать | Не нужно быть финансистом | Решение принимается вовремя, а не когда банк отклонил платёж |
| Любая цифра раскрывается до операций | Проверяемость | Цифрам доверяют и собственник, и бухгалтер |
Как мы используем это в Digital Life
- До пульта: ДДС собирали в таблице раз в месяц, на разноску уходило около 4 часов. Отчёт был готов к 10–15 числу следующего месяца.
- Сейчас: выписка обновляется сама, разноска — по примерно 40 правилам, ручной работы — 15 минут в неделю на операции без категории.
- Что поймали: прогноз заранее показал просадку остатка в неделю, когда совпали зарплата и оплата лицензий поставщику. Мы ускорили оплату двух выставленных счетов и прошли эту неделю без кассового разрыва.
Кому подходит
Подходит, если:
- компания работает через расчётный счёт и в месяц проходит хотя бы несколько десятков операций;
- у собственника нет финансового директора или тот занят рутиной;
- выручка неравномерная, есть предоплаты, крупные счета, сезонность.
Что нужно для запуска: доступ к банку по API (у большинства крупных банков он есть), список статей расходов, доступ к CRM, если выручку нужно сверять со счетами.
Не заменяет бухгалтерию. Пульт — управленческий учёт для решений, а не налоговая отчётность.
Как внедрить
- Подключаем банк и загружаем выписки за прошлые месяцы.
- Согласуем статьи ДДС и настраиваем правила разноски по вашим контрагентам и назначениям платежей.
- Сверяем остатки с банком и проверяем разноску за 2–3 месяца.
- Включаем прогноз денег и предупреждения, настраиваем, кому и куда они приходят: в Битрикс24, Telegram, WhatsApp или Max.
Срок запуска — от 2 недель. Стоимость зависит от объёма данных и интеграций, считаем её после короткого разговора.
Комментарий эксперта
«Собственники часто просят „посчитать прибыль“, а на деле им нужен ответ на вопрос „хватит ли денег в следующем месяце“. Начните с ДДС и прогноза на восемь недель вперёд. Когда деньги видны заранее, половина управленческих решений принимается спокойно, а не в режиме пожара».
— Сергей Юшков, директор Digital Life
Частые вопросы
Чем ДДС отличается от P&L? ДДС показывает движение денег: когда они пришли и ушли. P&L показывает, заработала ли компания за период, даже если деньги ещё не пришли. Нужны оба, но кассовый разрыв видно только в ДДС.
Как часто нужно смотреть ДДС? Остаток и прогноз — раз в неделю, а в напряжённые периоды каждый день. Полный ДДС по статьям — раз в месяц, вместе с P&L.
Можно ли вести ДДС без бухгалтера? Для управленческих решений — да, если выписка загружается автоматически, а разноска идёт по правилам. Налоговую отчётность это не заменяет.
С какими банками работает? У нас подключён банк Точка. Для клиента подключаем его банк по API, если банк его предоставляет.
Что такое кассовый разрыв? Ситуация, когда по плану платежей денег на счёте не хватает, хотя компания может быть прибыльной. Прогноз по неделям показывает её заранее.